Tablas vinculadas en InDesign

Programas usados

Indesign CS3.

Excel.

Vincular la tabla

Antes de obtener la tabla en InDesign hay que señalar dentro de las Preferencias de texto la opción «Crear vínculos al colocar texto y archivos de hoja de cálculo» dentro del submenú Enlace. A continuación se obtiene la tabla

Panel enlace

Se obtiene la tabla activando las opciones de importación. Elegimos la hoja de excel que queremos importar.

Seleccionar hoja de excel

Una vez obtenida la tabla, la formateamos, aplicando colores a las celdas, a los bordes, utilizando hojas de estilo de párrafo para los textos, etc. Todo ello lo hacemos desde la ventana Opciones de celda. Debes aplicar estilo de celda a todas las celdas de la tabla.

Formatear cada celda

Cuando la tabla está formateada creamos las hojas de estilo de celda asegurándonos de seleccionar la hoja de estilo de párrafo que se debe aplicar en cada una de ellas. Tenemos que crear tantos estilos de celda como celdas diferentes haya en la tabla.

Una vez creados y aplicados todos los estilos de celda, ya tenemos la tabla terminada y vinculada con el archivo de excel. Cuando tengamos que actualizar la tabla con un nuevo archivo de excel sólo tenemos que actualizar el vínculo, como si de una imagen se tratase, a través de la paleta enlace.

Actualizar enlace

Si en nuestro documento tenemos varias tablas vinculadas a diferentes hojas dentro de un mismo libro de excel, podemos actualizarlas todas a la vez, activando la casilla «Volver a vincular todas las instancias».

Si sólo queremos actualizar una de ellas, tendremos que activar la casilla «Mostrar opciones de importación» y elegir dentro de la lista desplegable la hoja que queremos actualizar.

A tener en cuenta:

Asegúrate de tener activada la casilla de «Crear vínculos al colocar texto y archivos de hoja de cálculo» situada dentro de las preferencias de texto, antes de obtener la tabla.

La tabla de excel y la de InDesign debe tener la misma estructura. Si la de excel tiene más filas o columnas que la de InDesign, al actualizarla, ese sobrante se volcará sin estilo. Si es al revés, en InDesign se mantendrán las filas y columnas sobrantes sin contenido. Para asegurarte de que la estructura no difiere puedes crear la tabla en InDesign y copiarla en excel (conserva la estructura perfectamente) y crear así la plantilla que sirva para crear el archivo.

Si modificamos el nombre de la hoja de cálculo en excel, InDesign perderá el vínculo con el archivo.

Es conveniente eliminar el contenido de las celdas antes de actualizar vínculos para asegurarse de que se vuelca sólo el contenido nuevo.

La caja donde vayas a obtener la tabla no debe tener ningún estilo de carácter aplicado.

Se puede aplicar también estilo de tabla para ejemplos sencillos. Tiene la ventaja de que si en excel se crean más filas o columnas que en InDesign, al actualizarse la tabla, las nuevas se formatean con el diseño establecido.

Vincular tablas en InDesign (Vídeo Tutorial)

~ por vortiz en noviembre 4, 2008.