Formularios dinámicos

Programas usados

• InDesign CS3/CS4. Aunque el uso de formularios no se limita a estas versiones, si es recomendable por disponer de más posibilidades.
• Acrobat 8/9. Professional para crear formularios y generar XML, Reader para rellenarlos y corregirlos.
• LiveCycle Designer 8/ES.

1. Crear la plantilla

Primero será necesario crear una plantilla con todos los estilos que vayamos a utilizar, ordenados lo más correctamente posible. Este orden nos ayudará a la hora de asignar las etiquetas. Debemos crear estilos anidados y estilos de carácter como en plantillas anteriores. Hasta aquí, el procedimiento es el mismo que ya usábamos.

1.1 Etiquetas XML

Las etiquetas son marcas que asignamos a cajas de imagen, de texto o a texto en sí y que nos servirán como nexo para crear formularios donde los redactores escribirán sus artículos. Las campos de los formularios que vamos a crear llevarán una conexión con esas etiquetas y cuando importemos esos formularios en InDesign esas mismas etiquetas serán las encargadas de colocar el objeto (texto, imagen…) en determinado lugar y con determinado estilo. Vamos a ver.

Una vez creada la plantilla podemos abrir la ventana de Etiquetas desde Menu/Ventana/Etiquetas. En esta ventana crearemos tantas etiquetas como elementos diferentes tengan que ser completados en la plantilla. Por ahora sólo generaremos etiquetas vacías dando al botón , a las que daremos los nombres (con doble click sobre ellas) de los diferentes elementos: Titular, Entradilla, Texto, Pie… (las etiquetas no admiten nombres con espacios, ni con números al inicio, ni caracteres problemáticos).

Hasta aquí, sólo tenemos etiquetas vacías. Vamos a asignarles elementos, en este caso cajas de texto. Sin ninguna etiqueta resaltada, seleccionamos una caja de texto, por ejemplo la de la titular y seguidamente pinchamos en la etiqueta que le corresponda (titular). Repetiremos este proceso con todos los elementos que queramos etiquetar, asegurándonos de hacerlo en el orden en el que queramos que aparezcan en el formulario o, al menos, con un orden lógico. Podemos ver en Menu/Ver/Estructura/Mostrar marcos etiquetados los elementos (cajas) del mismo color que su etiqueta.

El paso siguiente es asignar un estilo a cada una de las etiquetas, así cada una de las cajas tendrá una etiqueta asignada y cada etiqueta un estilo. Para ello accederemos a la ventana de Asignar etiquetas a estilos, situada en el menú de opciones de la ventana Etiquetas

En esta ventana podemos, haciendo click en cada uno de los lugares donde aparece [Sin asignar], seleccionar el estilo apropiado a la etiqueta de su izquierda. Completaremos esta operación con todas las etiquetas excepto con Root. Se trata de una etiqueta básica y obligatoria que aparece por defecto y que jamás borraremos y a la que no asignaremos nada.

1.2 Generar código xml

Ha llegado la hora de exportar el código como XML. En este paso, y con la plantilla guardada, borraremos todo el texto falso de las cajas etiquetadas, contando primero el número de caracteres. Entraremos en Exportar, en Menu/Archivo, seleccionaremos el tipo de archivo XML y comprobaremos que se encuentra con las siguientes opciones:

Especialmente importante es la codificación en UTF-8 (por defecto).

2. Diseñar el formulario

En este paso usaremos las etiquetas creadas para generar un formulario en PDF donde cada una de estas se transformará en un campo en la que escribirán los redactores. Todo mediante el programa de Adobe, LiveCycle Designer 8.

2.1 Adobe LiveCycle Designer

Primero configuraremos el programa para tener las ventanas adecuadas abiertas. Esto sólo tendremos que realizarlo la primera vez. Activaremos (si no lo están ya) desde Menu/Ventana las siguientes ventanas o grupos de ventanas: Editor de secuencia de comandos, Vista de datos/Jerarquía, Biblioteca y Objeto/Presentación/Borde/Accesibilidad.

Para hacer uso del XML exportado de InDesign primero crearemos un documento nuevo con las opciones por defecto. Asegurándonos que en las preferencias el tipo de archivo sea «Formulario XML (dinámico) de Acrobat 8». Luego seleccionaremos Nueva conexión de datos, desde Menu/Archivo y, seleccionando la casilla de Datos XML de muestra pincharemos en Siguiente lo que nos conducirá al siguiente paso, Seleccionar archivo de datos de muestra XML donde podremos darle la ruta (a través del botón de búsqueda  ) de nuestro fichero XML para, a continuación, pulsar Finalizar.

2.1.1 Componer el formulario

Al importar el XML, la ventana de Vista de datos (por defecto a la izquierda) muestra la estructura de las etiquetas que hemos generado en InDesign. Cada una de esas etiquetas ha de convertirse ahora en un campo rellenable de un formulario.

Para ello podemos seleccionar la opción Generar campos situada en el menú de opciones de dicha ventana , teniendo seleccionado el subformulario, lo que dará como resultado el volcado de varios objetos en el área Vista de diseño, en el centro del programa.

Podemos manipular esos campos como si fuesen cajas de imagen de InDesign. En sus esquinas y en sus medias aristas hay manijas de las que podemos tirar para hacerlos más anchos o más altos y podemos colocarlos en orden para que guarde una estructura coherente con el artículo a escribir: primero el pase, seguido del título, subtítulo, entradilla, texto, opinión y pie, en este caso. Dando más espacio a los campos que lo necesitan, quedaría así más o menos.

Una vez tenemos todos los campos editables dispuestos en el documento, activaremos una serie de opciones para darle un aspecto y un formato más «amigable».

Con todas los campos señalados, localizaremos y activaremos la casilla Permitir líneas múltiples, dentro de la pestaña Campo, la primera de la ventana Objeto, por defecto abajo a la derecha de nuestra pantalla. Con esto la línea de texto que escriba el redactor doblará automáticamente al llegar al ancho del campo y le permitirá escribir diferentes párrafos dentro de un mismo campo. En esta ventana tenemos otras opciones que nos ayudarán a orientar al redactor, como marcarle un número máximo de caracteres a escribir en un campo determinado (para esto señalaremos sólo el campo elegido y no todos).

También es conveniente formatear los campos para que el texto tenga un recorrido lógico a la hora de escribir/leer. Esto quiere decir, de arriba a abajo. Para ello, iremos al menú Ventana/Párrafo y alinearemos el texto arriba. Se puede personalizar la barra de herramientas superior para que nos aparezca por defecto el icono que ejecuta esta acción . Al igual que en otros programas podemos personalizarla a través del menú Herramientas/Personalizar, en la pestaña Comandos, seleccionando los elementos de Formato de texto, ahí encontraremos el icono que queremos incluir.

Una vez tengamos creados todos los campos que queremos que formen el formulario, tenemos otras posibilidades para dar más funciones al formulario en PDF basados en programación; tanto en lenguaje FormCalc (propio del programa) como en JavaScript. Hasta el momento tenemos desarrollados algunos scripts interesantes para lo que necesitamos. No es necesario saber programación para utilizarlos. Podemos cargar los scripts ya creados en una biblioteca de objetos y seguir las indicaciones de la ventana Editor de secuencia de comandos.

Para ello, crearemos un nuevo grupo en la ventana Biblioteca , le daremos un nombre, por ejemplo Formularios XML, y en las Propiedades de grupo que encontraremos en el menú de la derecha, le daremos la ruta  en la que se encuentren los archivos *.xfo ya creados. Así obtenemos los iconos con los objetos y los scripts que necesitemos a la hora de crear formularios.

Por ahora, según las necesidades que se nos han ido presentando, existen estos elementos en la biblioteca, aunque iremos incorporando todos los que vayamos desarrollando y que estarán disponibles en el servidor:

• Guardar y Restablecer. Se compone de dos botones. El primero restablece el formulario, es decir, elimina todo el texto que hayamos escrito para introducir otros datos. El segundo, botón de guardar, ejecuta el menú guardar como. Ambos botones incluyen programación en Java­Script que no es necesario modificar en ningún caso.

• Guardar dinámico. El mismo conjunto de elementos anterior, pero incluídos dentro de un subformulario para poder utilizarlo en formularios dinámicos.

• Caracteres restantes. Con este grupo de elementos incluimos un botón de recuento de caracteres. Se compone de un botón de cálculo, una caja de texto en la que aparecerán los caracteres que faltan para cubrir el máximo permitido y una caja invisible que inhabilita la posibilidad de enviar el formulario si se sobrepasa esa cantidad y ejecuta un mensaje de alerta. Tanto la caja invisible como el campo de texto tienen su propio script, aunque sólo tendremos que editar el del campo de texto según las indicaciones en verde de la ventana de Editor de secuencia de comandos.

• Texto Fijo. Campo de texto que incluye un script que se ejecuta al guardar. Con este script podemos incluir caracteres fijos que aparecerán en el archivo XML final sin necesidad de escribirlos al rellenar los campos. Muy cómodo para añadir el símbolo de euro en una campo en el que haya que incluir un precio, o para meter un texto fijo al comienzo de un texto, etc. Al ejecutarse el script al guardar, este texto fijo se repetirá tantas veces como clicks demos en el botón Guardar. Esto se puede solucionar mezclando este script con el siguiente. Incluiremos un campo de texto que no tenga conexión con el XML de InDesign (donde el redactor escribirá el contenido) y un segundo campo de texto (invisible) donde, mediante estos scripts incluiremos el texto del campo anterior con el texto fijo que necesitemos. Al realizar esta acción cada vez que guardemos, se actualizará el contenido de este segundo campo que tendrá la conexión con el XML.

• Texto repetido. Campo de texto que incluye un script que se ejecuta al guardar. Con este script repetiremos el contenido de otro campo de texto dentro de éste. Para ello cada Campo de Texto debe tener una etiqueta diferente con su conexión de datos al XML salido de InDesign. Útil si queremos repetir, por ejemplo, el nombre y modelo de un coche o una moto en diferentes lugares de una maqueta. Bastará con que el redactor lo escriba una vez. El campo de texto donde está incluido el script podemos ponerlo invisible, para no confundir al redactor.

• Unir campos. Campo de texto que incluye un script que se ejecuta al guardar. Con esta función, podemos unir en un mismo campo de salida, dos o más campos de entrada de datos separados por el caracter que queramos. Válido para incluir en una misma caja de texto de InDesign varios campos independientes del formulario. Por ejemplo, unir en una misma caja de texto campos como Potencia, Velocidad y Precio, separados por un cuadratín.

• Unir campos con retornos. Campo de texto que incluye un script que se ejecuta al guardar. Basado en el anterior elemento de la biblioteca, le añadimos la posibilidad de separar cada campo de entrada de datos por retornos, además de poder insertar los caracteres fijos que queramos. En este caso, según vemos en la ventana de Editor de secuencia de comandos, el código que hace referencia al retorno es «\u000d».

• Botonera F. Dinámico. Se compone de un subformulario que contiene un texto informativo y una botonera para mostrar u ocultar las diferentes partes de un formulario. Esta botonera es un grupo de exclusión, es decir, la selección de uno de los botones excluye al resto. Todos estos botones incluyen su propio script que muestra u oculta los diferentes subformularios que hayamos creado para agrupar las distintas partes del formulario. Si usamos este elemento de la biblioteca, habría que incluir el otro elemento «Guardar dinámico».

• Verificación. Casilla de verificación que muestra u oculta un subformulario de los que se compone el formulario. Dispone de una casilla que, al activarla muestra el subformulario al que hace referencia y que al desactivarla, lo oculta. Esta función es diferente a la del elemento anterior de la biblioteca, ya que permite la activación/desactivación de elementos independientes. Se pueden combinar los dos elementos, dando esta función de casilla de verificación a la botonera anterior.

Cuando ya tengamos el diseño definitivo del formulario, con todas las funciones y elementos necesarios, nos quedaría un punto opcional para facilitar el volcado de datos dentro del formulario. Para dar un orden de lectura lógico y automático al formulario, tenemos la opción de establecer el orden de tabulación del documento. Esto quiere decir que, al pasar de un campo a otro del formulario mediante la tecla de tabulación, el cursor vaya pasando de un campo a otro en el orden lógico de lectura. Para ello, con todos los subformularios visibles, seleccionaríamos la opción Orden de tabulación dentro del menú Ver. Con la tecla mayúsculas pulsada, haremos click sobre el primer elemento del orden que queramos establecer y a continuación, uno por uno, el resto de elementos. Una vez terminada la asignación del número de orden, volveríamos a seleccionar la opción Orden de tabulación del menú Ver, para aceptar los cambios.

2.1.2 Publicar el formulario

Hemos acabado de diseñar el formulario. Podemos ver cómo quedaría el resultado en la pestaña de Vista previa de PDF, donde veremos que nos permite hacer pruebas con texto. Ahora lo que hemos de hacer es guardar todo esto para crear un PDF en el que los redactores escriban el artículo concreto en base a la plantilla de InDesign que tenemos. Simplemente guardaremos el fichero como PDF y lo usaremos como plantilla de texto. Esto sustituye al fichero de Word que los redactores usaban hasta ahora. Con este fichero deberemos guardar como plantilla el archivo XML que exportamos de InDesign y que hemos utilizado para establecer la conexión de datos. Con estos dos archivos podremos, más tarde, hacer cualquier modificación al formulario desde Designer.

2.2 Adobe Acrobat 8

Una vez tengamos el Formulario en PDF listo, necesitamos cubrir un paso más para facilitar la tarea del redactor. Ya que, por motivos de licencias, no todos los redactores dispondrán de la versión profesional del programa, tenemos que preparar el formulario para que, al abrirlo en la versión Reader dispongamos de las mismas funciones que tendríamos con la profesional. Para ello, abrimos el PDF que hemos creado en Designer con Acrobat Professional 8 y elegiremos Distribuir Formulario en Menu/Formularios. Aquí elegiremos la opción Guardar y Enviar más adelante. Si hemos incluido un botón para enviar por correo electrónico, habrá que incluir una dirección de correo válida que sustituirá a la que hayamos configurado desde Designer. Si no la hemos incluido (formulario habitual), nos saldrá un mensaje alertándonos de su omisión pero, aceptando este mensaje podremos seguir con el proceso. En los siguientes pasos nos pedirá la ruta en la que guardar el archivo que vamos a distribuir y en el que recogeremos los datos (útil para catálogos). Con esto obtendremos tres archivos: el original, que podemos guardar por si hay que hacer alguna modificación de origen, junto con el XML inicial; un PDF con terminación «pub_0001.pdf», que será el que deberá rellenar el redactor y un PDF con terminación «conjunto de datos_0001.pdf», donde recopilaremos la información. Si el formulario no es parte de un catálogo, éste último archivo podemos eliminarlo.

A la hora de rellenar el formulario en pdf, el redactor puede usar tanto el Acrobat Professional como el Reader (que es gratuito), siempre en la versión 8 y deberá ceñirse lo máximo posible al número de caracteres con que se ha diseñado tanto el documento de InDesign como el Formulario. Cuando termine le dará al botón de Guardar (Guardar como) y prodecerá a guardarlo en el servidor de revistas, como fichero pdf con un nombre lógico, o en su propio disco duro para luego enviarlo por correo o copiarlo en su ruta dentro del servidor.

3. Obtener un xml

A la hora de recoger el fichero pdf que ha escrito el redactor, el maquetador ha de realizar un paso previo a su uso en InDesign. Convertirlo en XML. Para ello simplemente abriremos ese pdf en Adobe Acrobat Professional 8 (ya que el Reader no nos vale) y seleccionaremos Exportar datos, en Menu/Formularios/Administrar datos de formulario, donde ya nos permite, con el mismo nombre que tenía como pdf, guardarlo como XML. Nos olvidaremos a partir de aquí del formulario/fichero PDF que ha rellenado el redactor. Para crear archivos XML de más de un formulario, abriremos el archivo «conjunto de datos» e importaremos ahí todos los PDF’s que necesitemos y con éste crearemos el archivo XML, teniendo en cuenta que el orden de colocación dentro de este XML será el alfabético por nombre de fichero.

3.1 Importación del xml y maquetación

Sobre la plantilla etiquetada que habremos guardado de InDesign (preferentemente limpia de texto falso) seleccionaremos Importar XML, en Menu/Archivo. Buscaremos el fichero que hemos exportado en el punto 3 (el XML) y, con las opciones que aparecen por defecto le seleccionamos. Si no nos hemos equivocado en ninguno de los anteriores pasos, el texto se volcará automáticamente y recibirá el formato propio de cada caja. Veremos sin embargo cómo tendremos que dar formato a ladillos, capitulares y otros elementos de formato intercalado entre el texto.

A parte de las opciones por defecto que vienen asignadas al importar un archivo XML en InDesign podemos necesitar activar alguna más. Por ejemplo, si en InDesign tenemos uno o varios textos etiquetados dentro de una misma caja de texto, tendremos que activar la opción «No importar contenido sólo con espacio en blanco», esto hará que mantengamos los textos fijos dentro de esas cajas y los indicadores de etiquetas del texto que vayamos a importar. Por otro lado, si en la plantilla de InDesign que tenemos, hemos modificado algún campo eliminándolo, activaremos «Sólo importar elementos que coincidan con la estructura existente» para eliminar los textos residuales que se hayan podido incluir en el formulario y que no nos sean útiles en la maqueta.

Cuando hayamos recopilado varios formularios en un sólo archivo XML debemos tener en cuenta que Acrobat incluye una etiqueta raiz adicional en un nivel superior con el nombre Data. Esta misma estructura habrá que incluirla en la plantilla de InDesign.