Combinar datos de excel en InDesign

Puede resultar muy útil para la maquetación de elementos que se repiten, como por ejemplo catálogos, utilizar la opción de “combinar datos” desde excel.

El contenido que vamos a maquetar debe provenir de una hoja de excel y tiene que estar estructurado por registros (conjunto lineal de campos) que hacen referencia a un mismo grupo. El encabezamiento (primera fila) debe contener la descripción de los campos.

Registros de hoja de excel

Registros de hoja de excel

Cuando el documento está preparado, debemos convertirlo para importarlo desde InDesign. Tenemos dos opciones: guardarlo como documento csv (delimitado por comas) o txt (delimitado por tabulaciones). Para el ejemplo que se muestra a continuación utilizamos txt.

Podemos incluir la ruta de las imágenes que queremos que se importen en InDesign. Si guardamos la carpeta de imágenes en el mismo lugar que el archivo de origen de datos (txt o csv), no es necesario añadir la localización, bastará con el nombre. Es imprescindible que en el encabezamiento pongamos los caracteres ‘@ delante del nombre, es lo que las identifica como imágenes.

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En nuestra plantilla de InDesign identificamos los elementos fijos y los que se van a importar desde excel. Activamos la paleta de combinación de datos (en el menú Ventana/Automatización/Combinación de datos). En el desplegable de la derecha seleccionamos el archivo de origen de datos que hemos guardado en excel. Se importa el contenido del encabezamiento del documento, de manera similar a las etiquetas xml.

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Arrastramos cada campo al lugar correspondiente de la plantilla.

 

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Asignar etiquetas

Para comprobar el resultado, activamos la vista previa (en la parte inferior izquierda de la paleta) y podemos ver un ejemplo seleccionando el registro que queremos. Si todo es correcto, importamos todo el contenido, activando dentro del desplegable de la derecha de la paleta (también en la esquina inferior derecha) la opción: crear documento combinado. Se crearán las páginas necesarias para integrar todos los módulos resultantes. Dentro de las opciones de importación, podemos elegir el número de registros, los márgenes de los módulos y la organización dentro de la página, etc. También podemos seleccionar las opciones de ajuste de marco para las cajas de imagen. 

Crea un nuevo documento a partir del modelo.

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Generación de módulos

Podemos guardar la plantilla de InDesign con la combinación de datos de un archivo de excel y actualizarlo para cada edición.

~ por vortiz en diciembre 1, 2008.

15 comentarios to “Combinar datos de excel en InDesign”

  1. Buen dia
    Necesito varios campos de datos en una misma página. Si hago más repite el primer dato, parece que no es posible hacer esto, es verdad?
    http://twitpic.com/2kxork – Ayuda! Cómo hago para que haga registros múltiples en la misma pagina?
    Muchas gracias

    • Después de seleccionar el archivo de origen de datos, debes elegir la opción de crear documento combinado. Luego selecciona todos los registros y más abajo registros múltiples. En la siguiente pestaña (composición de registro múltiple) puedes elegir la distancia que quieres que haya entre los modulos, así como el orden de inserción (vertical u horizontal) dentro de la página. Si sigues estas indicaciones y has colocado bien los campos en excel (como en los gráficos de la explicación) debería salirte bien. Recuerda que es mejor guardar el archivo de excel como txt delimitado por tabuladores.
      Un saludo.

  2. POr alguna razon no me deja colocar @Imagenes, me toma como una formula incorrecta, como deberia hacer.

    Otra cosa mas, tengo el Indesign en Ingles, en ese caso la palabra Imagenes se sutituiria por IMAGES?

    POR FAVOR RESPONDER

    • Tienes que colocar ‘@ (comilla simple delante de la arroba) para que excel no lo tome como una función

  3. buena noche, felicitaciones hasta ahora fabuloso tutorial, tengo una pregunta si quiero imprimir por ejemplo carnets y si son por un solo lado perfecto, pero si la impresion va por ambos lados y cada carnet tiene un retiro (parte de atras) diferente como se podria hacer?? mil gracias

  4. muy buen tutorial, pero, de la misma manera, desde una fuente de datos, como se generaría una grafica de barras?

  5. muy buena la informacion en realidad es muy eficiente.

  6. buen día, felicitaciones hasta ahora fabuloso tutorial, tengo una pregunta si quiero imprimir por ejemplo carnets y si son por un solo lado perfecto, pero si la impresion va por ambos lados y cada carnet tiene un retiro (parte de atras) diferente como se podria hacer?? mil gracias

  7. Perdona, pero creo que esta pregunta no está relacionada con el tema de este blog. Gracias

  8. Buen día, por que no esta relacionada??, mi pregunta es que si se quiere combinar datos pero la impresión se hace tiro retiro como seria??, de todos modos gracias

  9. Buenas tardes, muchas gracias por el tutorial, estaba buscando una herramienta de este tipo para hacer una numeración de boletos. Estoy intentando numerar mediante este método pero me está resultando imposible.

    En primer lugar, he creado el archivo con los números desde el 001 hasta el 600 y lo he guardado en .txt. A continuación, creo un documento en InDesign en A3 (el tamaño en el que necesito maquetarlos) y he insertado la imagen de diseño del boleto, es siempre la misma. Lo que quiero hacer es poner la imagen como fondo, y en los recuadros de numeración que ya están fijados en el diseño poner los números del tipo, Entrada nº 001, etc.

    Los paso que realizo son:
    1. Introduzco un campo de texto encima de la imagen jpg y pongo Entrada nº y un espacio, después de ese espacio uso la Combinación de datos y selecciono el archivo txt como origen de datos.

    2. En el segundo recuadro de la entrada, hago lo mismo, después del texto pongo un espacio y selecciono el archivo txt, tengo que seleccionar el mismo porque no me deja seleccionar otro diferente. No necesito poner cosas distintas dentro de la misma entrada, pero sí que la entrada esté numerada 2 veces, una para el fragmento que se queda la organización y otra para el cliente, es decir, cada entrada tiene 2 veces el mismo número.

    3. Si le doy a previsualizar se me ve correctactemente el primer número en la primera entrada: Entrada nº 001. Copio y pego la entrada hasta llegar a 12, (me caben 12 por A3), y en todas las entradas se me ve el número 001, no sigue la numeración correlativamente.

    4. Le doy a la opción de “Crear documento combinado” a ver si se puede configurar, en “Registros para combinar” selecciono “Todos los registros” y el resto de opciones me sale en gris, no me permite modificarlas. En “Registros por página de documento” me sale de forma predeterminada “Único registro”, como decía, me sale en gris y no puedo modificarlo. En la pestaña de “Maquetación de registro múltiple” me sale también todo en gris, así que no puedo tocar estas opciones.

    5. Si igualmente pruebo a darle a OK para proceder a la combinación de documento, el programa se acaba trabando y finalmente tengo que forzar a cerrarlo, como si generara un archivo tan pesado o mucha información y no se pudiera procesar bien.

    Perdón por el testamento, es que he leído en muchos foros y buscado tutoriales y estoy súper atascada, como este es uno de los tutoriales más completos que encontré por eso pregunto por aquí, si pudieran guiarme un poco estaría eternamente agradecida.

    Saludossssss

  10. Buenos días
    Por alguna razón que no llego a comprender y haciendo los mismos pasos que tu explicas, al darle a generar un documento, me genera un documento con más páginas que los datos. Me explico, hago una prueba con un excel con 4 filas de datos y 6 columnas (como tu Titulo,dato1, dato2, dato3, imagen y comentario) y al generar el documento de InDesign me hace un doc con 24 hojas, es decir, 6 hojas con todos los datos del titulo 1, 6 con el Titulo 2…etc etc.
    Qué puedo estar haciendo mal?
    Mil gracias

  11. Excelente tutorial, muchas gracias. Me ha servido muchísimo para un proyecto que se avecina. La única dificultad que he tenido es con el tema de los acentos, pues al revisar el resultado del .ind estos no se respetan y aparecen como caracteres faltantes.
    Me podrías dar alguna luz sobre cómo solucionar este pequeño detalle?
    Mil gracias.

  12. Hola. Me ha venido muy bien para aprender cómo funciona. El problema es que tengo el Excel 2002 y, cuando intento crear la columna “@imágenes” no me deja. ¿Es por la versión del programa?
    Gracias

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